آشنایی با ادغام پستی

آشنایی با ادغام پستی

ادغام پستی به معنی دریافت اطلاعات از یک سند (منبع داده) و ترکیب آن با سند دیگر (سند اصلی) است . منبع داده، یک سند، صفحه گسترده،بانک اطلاعات یا انواع دیگر فایل است که حاوی اطلاعات متغیر (همچون اسامی، نشانی ها و شماره های تلفن) است که از یک سند تا سندی دیگر، تغییر خواهد کرد. سند اصلی حاوی متن تغییر ناپذیر، به همراه زمینه های ادغام است. این زمینه هامکان نگه دارنده هایی هستند که نشان دهنده محل وارد کردن اطلاعات متغییر از منبع داده ها می باشند. هنگامی که منبع داده ها را با سند اصلی ادغام می کنید، word  با وارد کردن اطلاعات در مکان نگه دارنده های زمینه های ادغام، یک نسخه از سند اصلی برای هر مجموعه از اطلاعات منبع داده هاف تولید می کند.

نکته :

سند اصلی گاهی به نام سند فرم نیز خوانده می شود، چرا که در حقیقت فرمی است که اطلاعات متغیر د ران ادغام خواهند شد. سند اصلی همچون یک فرم، شامل زمینه هایی است که محل قرار گرفتن اطلاعات متغیر را معین می کنند. برای مثال، هنگامی که نامه ای به عنوان سند اصلی مورد استفاده قرار می گیرد، نامه فرم نامیده می شود.

می توانید از mail merge wizard برای ادغام یک منبع داده چون فهرست مشتریان، طی مراحل ساده ای استفاده کنید . برای اجرای mail merge wizard، در منوی tools، اشاره گر ماوس  را بر روی گزینه letter and mailings قرار دهید و از زیر منوی ظاهر شده ،گزینه mail merge را انتخاب کنید.

صفحه وظائف mail mergeدر حالی ظاهر خواهد شد که اولین مرحله از فرایند ادغام پستی شامل انتخاب نوع سند ، یعنی نامه ، پیغام الکترونیکی ،پاکت پستی، برچسب و یا فهرست راهنما را نشان میدهد. نوع سند انتخاب شده مراحل بعدی را معین خواهد کرد.

مراحل بعدی برای یک نامه عبارتند از :

• تعیین سندی که بایدبه عنوان سند اصلی مورد استفاده قرار بگیرد.
• تعیین منبع دادها. برای این منظور میتوانید از اطلاعات موجود در word یا برنامه دیگری همچون microsoft outlook   استفاده کرده یا منبع دادها را در ضمن استفاده از mail merge wizard تهیه کنید.
• تهیه سند اصلی از طریق افزودن زمینه های ادغام به متن موجود.
• پیش نگری نامه پس از قرار گرفتن داده اد غام شده در محل خود. در طی این مرحله میتوانید داده های غیر ضروری را که میل ندارید در ادغام پستی وارد شوند حذف کنید.
• هر یک از نامه ها را به طور جداگانه سفارشی و چاپ نمایید.

برای تهیه نامه های سفارشی شده،میتوانیدآنها را در یک سند جدید و یا مستقیماّ در چاپگر خود ادغام کنید . اگر این نامه ها را در یک سند جدید ادغام کنید ،wordتمام آنها را در یک سند جمع آوری میکند تا بتواند هر یک از آنها را قبل از چاپ ،مرور و تصحیح کنید.همچنین مینوانید یک نسخه دائمی از این سند ذخیره کنید.اگر نیازی به ذخیره یا ویرایش این نامه ها وجود نداشته باشد ،میتوانید آنها را مستقیماّ در چاپگر ادغام کنید.wordبرای هر یک از اسامی و نشانی های دریافت شده از منبع دادها،یک نامه سفارشی چاپ خواهد کرد.نامه های چاپ شده ، ذخیره نخواهند شد.

نکته :

اگر در ادغام پستی دارای کمی تجربه باشید،ممکن است میل داشته باشید به جای ویزارد mail mergeاز نوار ابزارmail mergeبرای ایجاد و ادغام اسناد استفاده کنید.برای نمایش نوار ابزارmail merge،در منوی veiw،اشاره گر ماوس را بر روی گزینه toolbarsحرکت دادهو از زیر منوی باز شده گزینه mail mergeرا انتخاب کنید.

آماده ساختن نامه های فرم

رایج ترین نوع اسناد اصلی به کار رفته در فرایند در فرایند ادغام پستی ، نامه های فرم است. این اسناد معمولا حاوی زمینه های ادغام برای نام و نشانی  هر یک از دریافت کنندگان، به همراهان متنیاست که در تمام انها یکسان خواهد بود . هر یک از زمینه های ادغام با قسمت هایی از اطلاعاتی از منبع داده ها در رابطه است.

این زمینه در سند اصلی دارای دو علامت "<<" و ">>" در اطراف خود هستند. برای مثال ، زمینه  << address block >> مربوط به اطلاعات نام و نشانی د رمنبع داده هاست.

نامه های فرم را به دو طریق می توانید تهیه کنید :

وارد کردن زمینه های ادغام در یک سند موجود  یا ایجاد یک سند جید در طی مراحل mail merge wizard . در هر یک از این دو روش ، متنی را که در تمام نامه ها یکسان خواهد بود وارد کرده و زمینه های ادغام را که با اطلاعات متغیر جایگزین  خواهند شد به آن اضافه کنید.

ادغام داده ها در نامه های فرم

پس از اینکه یک منبع داده  تهیه و در زمینه های ادغام را وارد یک سند کردید، آماده هستید تا آنها را برای تهیه یک سند ادغام شده برای هر یک از پیشینه های به کار گرفته شده از منبع داده ها ادغام کنید .

اسناد ادغام شده یا به طور مستقیم به چاپگر مستقیم به چاپگر ارسال شده یایک پس از دیگری در یک سند جدید در حالی که توسط تقسیم کننده صفحات از یکدیگر مجزا شده اند،ادغام می شوند.

طول سند جدید با اندازه سند اصلی و تعداد پیشینه های گرفته شده از منبع داده معتبر خواهد بود .

اگر وطل سند صالی دو صفحه  تعداد پیشینه های گرفته شده از منبع داده 10 باشد، سند جید دارای 20 صفحه خواهد شد . سند جدید را می توانید برای سفارشی کردن هر نسخه از سند اصلی قبل از ارسال آنها به چاپگر ، ویرایش کرده و ذخیره سازید.

تهیه و چاپ برچسب ها

از منبع داده می توانید برای بیش از یک نوع سند اصلی استفاده کنید. برای مثال می تواند منبع داده هایی که برای چاپ نامه های فرم به کار رفته برای چاپ برچسب ها و یا پاکت های پستی مورد استفاده قرار گیرد .

فرایند ادغام پستی برای تهیه برچسب های پستی مشابه فرآیند تهیه نامه های فرم است.کار خود را با آماده ساختن منبع دادها و آماده ساختن سند اصلی از طریق انتخاب نوع و سبک برچسب های مورد نظر آغاز خواهید کرد.wordجدولی تمام صفحه با خانه هایی به اندازه برچسب ها به طوری که برچسب در یک خانه جا بگیرد،ایجاد خواهد کرد.سپس زمینه های ادغام را در هر خانه به عنوان یک الگو برای خانه های دیگر ،وارد می کنید.وهنگامی که سند اصلی و منبع دادها را ادغام می کنید ،می توانید این برچسب ها را چاپ کرده یا یک سند برچسب جدید تهیه کنیدتا از آن در هنگام ارسال چیزی برای یک گروه از دریافت کنندگان استفاده کنید.

نکات کلیدی

• میتونید از ویزارد mail mergeبرای ادغام یک منبع دادها ، همچون یک بانک اطلاعات یا فهرست تماسها ،با یک سند اصلی، همچون یک نامه فرم یا برچسب ها، استفاده کنید.
• اطلاعات یک منبع دادها ، در قالب پیشینه های دارای سند یکسان ، سازمان دهی می شوند.
• میتوانید از فهرستهای تهیه شده در برنامه های دیگر همچون outlookیا ooutlook express مایکروسافت،به عنوان منبع داده های خود ،استفاده کنید.
• میتوانید اطلاعات موجود در منبع داده را مرتب کنید.همچنین می توانید این اطلاعات را تصفیه کرده یا پیشینه مورد نظر را حذف کنید تا در ادغام گنجانده نشنوند
• می توایند اسناد اصلی را به دو روش تهیه کنید.با استفاده از سندی موجود و وارد کردن زمینه های ادغام در آن یا ایجاد یک سند جدید، وارد کردن متن اصلی و زمینه های مورد نظر در طی یک فرآیند ادغام پستی در آن
• میتونید دادهای ادغام شده را مشاهده و برای سفارشی کردن سند اصلی زمینه های ادغام بیشتری در جملات متن اصلی وارد کنید.
• میتونید از یک منبع دادها برای تهیه برچسب ها یا پاکت های پستی استفاده کنید.پس از ادغام منبع دادها و سند اصلی میتوانید آنها را بر روی کاغذ عادی یا کاغذ پشت چسب دار چاپ کنید.

دسترسی به اطلاعات در اسناد طولانی

مدیریت اسناد اصلی و فرعی

هنگامی که مجبور هستید سند بلندی را که دارای بخش های متعدد است تهیه و مدیریت کنید، میتونید آن را به یک سند اصلی و چند سند فرعی تبدیل کرده و بر روی بخش های مختلف آن به طور مستقل کار کنید .برای مثال اگر گروهی در تهیه یک کتاب با یکدیگر همکاری می کنند،ممکن است بهتر باشد . این کتاب به اسناد فرعی از یک سند اصلی تقسیم شود تا افراد مختلف به طور هم زمان بر روی بخش های مختلف  این سند مشغول کار باشند.

سند اصلی دارای ساختاری پیش نویسی است که حاوی پیوند هایی به تمام اسناد فرعی خواهد بود . کلیک بر روی پیوند ،سند فرعی مربوط به آن را باز خواهد کرد .همچنین میتوانید هر یک از اسناد فرعی را بدون نیاز به سند اصلی، به روش عادی باز کنید.پس از به روز رسانی و ذخیره هر سند فرعی،کلیک بر روی هر پیوند آن در سند اصلی، نسخه به روز شده سند فرعی را باز خواهد کرد. اگر قصد تهیه یک فهرست مطالب ، یک شاخص، مرجع متقاطع سربرگ و پابرگ برای تمام سند را دارید، این کار را پس از پایان کار با اسناد فرعی ،در سند اصلی انجام خواهید داد. به عنوان نمونه ، میتوانید اقلام شاخص را به هر یک از اسناد فرعی اضافه کرده، صفحات آنها را به ترتیب شماره گذاری کرده ،سپس یک شاخص کلی در سند اصلی، تهیه کنید.

 قبل از آن که بتوانید یک سند اصلی و اسناد فرعی آن را تهیه کنید ،باید نمای پنجره سند را به Outline تغییر دهید.اگر سند شما هنوز دارای عناوین طبقه بندی شده نیست،میتوانید از دکمه های نوار ابزار Outliningبرای انتخاب آنها استفاده کنید.اکنون با استفاده از یک عنوان و کلیک بر روی دکمه فرعی collapse subdocument در نوار ابزار outlinigمحتوای اسناد فرعی را پنهان کرده و آنها را تنها به صورت فراپیوندهایی نمایش دهید .هنگامی که اسناد فرعی پنهان هستند مشاهده و سازماندهی سند اصلی آسان تر خواهد بود.به این قادر خواهید بود عناوین اسناد فرعی را در کنر یکدیگر دیده و تنها با جابجایی عنوان آنها را در سند اصلی مرتب کنید.اگر قصد ویرایش سند فرعی را داشته باشید  کافی است روی پیوند ان کلیک کنید.اگر میل دارید در سند اصلی کار کنید به عنوان مثال برای بررسی املای متون روی دکمه subdocument expand در نوار ابزار outlinig کلیک کنید،تا محتوای تما اسناد فرعی نمایش داده شود.

نکته

اگر میل دارید در اسناد word بدون نیاز به فشار دادن کلید ctrl و تنها با کلیک بر روی یک پیوند به مقصد پان رهیابی شوید در منوی tools گزینه optionsرا انتخاب کرده زبانه edit را باز و گزینهuse ctrl+click to follow hyperlink را از انتخاب خارج کنید.

خلا صه سازی یک سند

هر گاه سند جدیدی تهیه می کنید ممکن است میل داشته باشید از برخی مزایای خلاصه سازی word بهره مند شوید.میتوانید به روش های متفاوتی اطالاعات خلاصه شده ای درباره ی یک سند بدست آوریدیکی از این روشها انتخاب گزینه properties در منوی file و باز کردن کادر محاوره ای به همین نام است.این کادر محاوره ای حاوی مشخصات سند به صورت زیر است:

·         زبانه general در این کادر محاوره ای ،نام،محل،اندازه سند و تاریخ ایجاد، آخرین تصحیح و آخرین دسترسی به آن را نمایش می دهد.این اطلاعات به طور پیش فرض ذخیره می شود.

·         زبانه summary ،نشان دهنده عنوان،موضوع و نویسنده به همراه زمینه و کلمات یا نظرات مربوط به این سند است.این اطلاعات توسط تولید کننده ی آن به منظور یادآوری سریع آنها وارد می شود.

·         زبانه statistics نمایش دهنده دفعات تصحیح سند و مقدار زمان باز بودن آن بر روی صفحه نمایش جهت ویرایش،به همراه

نکته:

روش دیگر برای کسب اطلاعات درباره ی تعداد صفحات،پاگراف ها،سطرها،کلمات و کاراکترهای سند ، انتخاب گزینه word count در منوی tools است.

·         اگر سندی دارای عنوان های سبک دار بوده و گزینه save preview picture در زبانه summary انتخاب شده باشد،زبانه contents طرحی از سند را نمایش خواهد داد.

·         زبانه custom،زمینه سفارشی مربوط به یک سند را به همراه متن وارد شده فهرست می کند.برای مثال،می توانید نام یک مشتری یا وضعیت سند را این زبانه وارد کنید.

مجبور نیستید برای نمایش کادر محاوره ای properties مربوط به یک سند و مشاهده نحوه ی تشریح آن،سند را باز کنید.اطلاعاتی که در کادر محاوره ای properties وارد می کنید ،با قرار دادن اشاره گر ماوس بر روی نام آن در پنجره my computer  یا windows explorer ،توسط یک کادر راهنما بر روی صفحه نمایش دیده خواهند شد.

اگر سندی را برای گروه خاصی مانند کودکان تهیه می کنید،ممکن است میل داشته باشید آنرا بر اساس قابلیت های خواندن آنها ، خلاصه کنید.می توانید از طریق زبانه spelling & grammar از کادر محاوره ای option ، از word بخواهید  با انجام چند  آزمایش استاندارد آماری ، آمار قابلیت های خواندن را برای اسناد شما تفسیر کند با این عمل هر گاه از word بخوهید املا و دستور زبان سندی را بررسی کند این آمار به همراه میانگین کاراکترهای یک کلمه،میانگین تعداد کلمات یک جمله و سطح خوانایی این سند نمایش داده می شود.

اگر فکر می کنید مردم بیش از آن مشغله دارند که بتوانند یک سند بلند حاوی جزئیات را مطالعه کنند،می توانید از روی autosummarisze برنامه word برای استخراج نکات کلیدی آن ، استفاده کند.

این ویژگی بهترین بازتاب خود را در اسنادی که دارای ساختار صحیح با عناوین و زیر عناوین هستند ، همچون درگزارش ها، خواهد داشت. Autosummariszeاز طریق تجزیه و تحلیل یک سند برای تعیین کلماتی که به کرات استفاده شده اند، کار می کند.سپس به هر جمله بر اساس دارا بودن کلمات تکراری در آن،امتیاز می دهد. تعیین امتیاز لازم برای داشتن شرایط قرار گرفتن در خلاصه ی یک سند به عهده شما خواهد بود .این جملات می توانند به شکل اصلی یا  انتزاعی که به سرعت قابل دسترسی هستند،در سند خلاصه شده مورد استفاده قرار گیرند.همچنین می توانید ازword بخواهید کلماتی را که مکررا مورد استفاده قرار گرفته اند ،به عنوان کلمات کلیدی در زبانه summary از کادر محاوره ای properties ،وارد کرده و جملاتی که دارای امتیاز هستند،متمایز سازد.

نکات کلیدی

·         اگر در تهیه یک سند بلند با افراد دیگری همکاری می کنید ،می توانید از طریق یک سند اصلی،آنرا به اسناد فرعی تقسیم کنید با این کار میتوان بر روی  اسناد فرعی به طور مستقل کار کرد.

·         با استفاده از چوب الف ها و مراجع متقاطع می توان در یک سند  رهیابی کرد .از  چوب الف ها برای علامت گذاری اطلاعاتی که ممکن است بعدها به آنها مراجعه شودو از مراجع متقاطع برای دسترسی به اطلاعات مرتبط  استفاده کنید .

·         از یک فهرست مطالب میتوان برای ارائه خلاصه ای از عناوین پوشش داده شده در یک سند و دسترسی سریع به آنها استفاده کرده، محتوای فهرست مطالب رابا استفاده از قالب های پیش فرض یا تغییر سنک هر یک از عناوین به طور جداگانه قالب بندی کنید.

·         می توانید شاخصی از مفاهیم ،کلمات یا عبارت های کلیدی تهیه کنید.پس از علامت گذاری ورودی های مورد نظر، از فرمانINDEX AND TABLES برای شکل دادن به شاخص، استفاده کنید.

·         برنامه WORD خلاصه اطلاعاتی درباره ی تعداد کلمات یا کاراکترهای به کار رفته در یک سند را تهیه کرده و همچنین آمار قابلیت خوانایی یک سند را محاسبه می کند.

·         میتوانید خلاصه شده ای همچون موضوع ،کلمات کلیدی و نظرات  را به یک سند از طریق وارد کردن آنها درکادر محاوره ای properties ضمیمه کنید.میتوانید از WORD بخواهید محتوای یک سند را با استفاده از ویژگی Autosummarisze ، خلاصه کند نتیجه  بدست آمده از ویژگی Autosummarisze می توانند به صورت انتزایی در سند وارد شود.

افزودن یک واژه نامه شخصی

اگر در زمینه هایی همچون پزشکی یا قانونی کار می کنید که در آنها از واژه های استاندارد تخصصی استفاده می شود، می توانید انها را به واژه نامه های مکمل word  اضافه کنید. به این طریق واژه های تخصصی شما به عنوان اشتباه املایی تقی نخواهند شد (فایلهای واژه نامه مکمل دارای پسوند فایلdic.هستند.) از منوی  این واژه نامه بیش از سایرین استفاده می کنید می توانید انرا به عنوان واژ نامه مکمل پیش فرض تعیین کنید.

برای تهیه یک واژه نامه شخصی و تبدیل ان به یک واژه نامه مکمل پیش فرض ، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. در منوی tools ،گزینه options را انتخاب کرده و زبانه spelling & grammarرا باز کنید.
2. روی دکمه custome dictionaries کلیک کرده و در کادر محاوره ای که با همین نام باز شده است ، روی دکمه add کلیک کنید.
3. به محل پوشه ای که حاوی واژه نامه مورد نظر است مراجعه کرده ، روی نام فایل دو بار متوالی کلیک کرده این واژه نامه در کادر dictionary
4. اگر گزینه واقع در سمت چپ نام این واژه نامه انتخاب شده نیست آنرا انتخاب کنید
5. اگر می خواهید این واژه نامه به عنوان وازه نامه مکمل پیش فرض انتخاب شود، روی دکمه change default کلیک کنید.
6. برای بستن کادر محاوره ای custome dictionariesروی دکمه close  کلیک کنید.
7. در ناحیه spelling از زبانه spelling & grammar در کادر محاوره ای  options،گزینه suggest from main dictioary only  را از انتخاب کرده روی دکمه ok  کلیک کنید.
8.